ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до плану розвитку архівної справи на 2018 рік

архівного відділу Богуславської районної державної адміністрації

1. У 2018 році планується виконання завдань і заходів, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2009-2019 роки.

     За результатами проведення експертизи цінності документів в установах-фондоутворювачах планується:

П.1.1.2 Дрібний ремонт 30 аркушів документів архівного фонду «Богуславська міська рада»

П.1.1.3. Оправити і підшити 30 од.зб.

П.1.1.6. Провести картонування 500 од.зб.,

П.1.1.7. Для посилення  контролю  за  станом  архівної  справи  та  діловодства  на  підприємствах,  в  установах  і  організаціях, планується провести 6  комплексних перевірок  в  установах – джерелах формування Національного архівного фонду.

4278 од.зб.:

- фонд № 5 –  Відділ культури Богуславської районної державної адміністрації, Богуславського району Київської області – 502 од.зб.;

- фонд № 12 – Управління агропромислового розвитку  Богуславської районної державної адміністрації – 732 од.зб.;

- фонд № 37 –  ДП Богуславський лісгосп, м.Богуслав Київської області – 662 од.зб.;

- фонд № 64 – Біївецька сільська рада, Богуславського району Київської області – 764 од.зб.;

- фонд № 79 –  Медвинська сільська рада, Богуславського району Київської області – 763 од.зб.;

- фонд № 89 –  Тептіївська сільська рада, Богуславського району Київської області – 855 од.зб.;

П.2.2.2.провести удосконалення та перероблення описів управлінської документації – 5 од.зб.

П.2.2.3.продовжити каталогізацію управлінської документації фонду «Богуславська міська рада» -5 справ, 300 карток

П.3.1.прийняти на державне зберігання 500 одиниць зберігання управлінської документації

П.3.2.1.подати на схвалення ЕПК описів на 200 одиниць зберігання управлінської документації

П.3.4.1. подати на схвалення ЕПК описів на 50 одиниць зберігання справ з особового складу

- 10 номенклатур справ

- 5 інструкцій з діловодства

- 5 положень про служби діловодства

- 5 положень про ЕК

- 5 положень про архівні підрозділи

П.3.5.1. провести 6 комплексних перевірянь підприємств, установ і організацій

П.3.5.3.1. провести 4 семінари з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб установ, організованих архівною установою

П.4.2.виконати 100 тематичних та 20 соціально-правових запитів.

П.4.3.планується підготувати:

- 4 фотодокументальні виставки до 100-річчя проголошення незалежності Української Народної Республіки; 100-річчя бою під Крутами; 100-річчя з дня народження Гончара О.Г.; 1030-річчя хрещення Київської Русі – України; 80-х роковин Великого терору – масових політичних репресій 1937–1938 років; 85-х роковин Голодомору 1932–1933 років в Україні.

- 4 статті в районну газету «Вісті Богуславщини».

2. Вживатимуться заходи для виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах».

3. Вживатимуться заходи для виявлення унікальних документів НАФ, що зберігаються у музеях і бібліотеках, та подання анотованих переліків унікальних документів НАФ музеїв і  бібліотек на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області.

4. Продовжуватиметься організація  обліку  справ, невиявлених в процесі  перевіряння  наявності  і  стану  справ, що  знаходяться  в  розшуку,  складання    списків  цих справ  та  подання  їх  до  Державного  архіву  Київської  області.

5. Вживатимуться заходи  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  постійне зберігання;  вивіряння  та  уточнення  облікових  даних.

6. Планується збільшення бюджету часу для надання консультаційно-методичної допомоги установам-джерелам формування НАФ у зв’язку із затвердженням новихнормативних актів.

7. Будуть проведені наради (семінари) з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства та архівних підрозділів щодо впровадження нових нормативно-правових актів.

8.  Плануєтьсяпостійне  оновлення інформації власних веб-сайтів.

     Продовжуватиметься ведення  картотеки  обліку  місцезнаходження  документів  ліквідованих  та  реорганізованих  підприємств,  установ  і  організацій,  документи  з  особового  складу  яких  перебувають  на  зберіганні  в  державних  архівних  установах,  архівних  відділах  міських  рад,  трудових  архівах,  у  правонаступників  (із  зазначенням  інформації  про  склад  архівних  документів,  їх  кількість,  крайніх  дат,  пошукових  даних,  місця  зберігання) та оприлюднення цієї інформації на власних веб-сайтах.

     Продовжуватиметься розміщення відомостей  про  місцезнаходження  документів  ліквідованих  підприємств,  установ  і  організацій  на інформаційних стендах архіву,  на  власному веб-сайті.

     Планується розпочати роботу щодо переведення  в  електронний  формат  каталожних  карток та переведення  в  електронний  формат  описів  справ (Excel).

     Проводитиметься робота щодо паспортизації архівних підрозділів установ, підприємств і організацій у зоні комплектування архівних відділів (секторів).

9. Буде організована практика студентів в архівному відділі районної державної адміністрації.

10. Планується підготовка та подання на затвердження районної Програми розвитку архівної справи.

11. Плануєтьсянадання методичної допомоги об’єднаним територіальним громадам з питань архівної справи.

Надаватиметься методична та практична допомога у веденні діловодства та архівної справи  комунальній установі «Богуславський трудовий архів» та підприємствам, установам та організаціям району.

Надаватиметься методична допомога об’єднаним територіальним громадам з питань архівної справи.

     Всі роботи архівного відділу проводимуться згідно нових Правил роботи архівних установ та методичних рекомендацій, надісланих вищими органами влади та Державним архівом Київської області.

Начальник архівного відділу                                        Линенко Н.Ф.

22.11.2017