Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2013 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ                                                              Робота архівного відділу спрямована на виконання заходів розвитку архівної справи та управління архівною справою на території Богуславського району проводилась згідно плану роботи на 2013 рік за такими напрямками:

- в 14 установ складено і надіслано листи про науково-технічне опрацювання та передавання документів на зберігання в 2013 році;

- протягом року складено і надіслано юридичним особам 14 нагадувань  про порушення термінів передавання документів на зберігання, подання на погодження номенклатури справ.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» в 17 установ та підприємств надіслано листи про розроблення Положень про архівні підрозділи установ на підставі Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (в результаті – 17 установ списку № 2 склали та затвердили Положення про свої архівні підрозділи).

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» в 39 установ, підприємств та організацій списку № 1 надіслано листи про розроблення керуючись Переліком типових документів номенклатур справ установ на 2014 рік.

На веб-сайт архівного відділу Богуславської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа Київщини» було підготовлено інформації: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок, нормативна база, регуляторні акти, діяльність, послуги, список фондів, штати, наші новини, корисні посилання.

Виставки документів:

1)проведена документальна виставка на сайті Богуславської РДА з нагоди святкування Дня Перемоги. Було виставлено документи та фото-матеріали дитини війни – Курченко Катерини, жительки с. Шупики Богуславського району;

Зроблено реставрацію документів з паперовою основою 37 аркушів.

Контроль за температурним режимом: здійснюється щотижня, вологе прибирання.

Проведено перевіряння наявності фізичного стану справ документів у чотирьох фондах: №15,37,89,168. Всього перевірено 2510 од. зб. Складені акти перевірки.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі Богуславської районної державної адміністрації на 2013 рік.

Кошти на посилення охоронної та пожежної безпеки архівного приміщення,  забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій не виділялись.

Розроблений Порядок дій працівників архівного відділу Богуславської райдержадміністрації на випадок пожежі, проведено інструктаж з працівниками.

Продовжено  каталогізацію щодо виділення громадянам земельних ділянок.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

Проведено чотири комплексні перевірки (Тептіївська сільська рада,  Михайлівська сільська рада, Відділ статистики у Богуславському районі, ДП «Богуславське лісове господарство»),  

Зроблено перевіряння роботи архівних підрозділів та ведення діловодства у Мисайлівській, Ісайківській, Щербашенській та Шупиківській сільських радах.

Проведено 2 перевірки наявності, стану і руху документів НАФ в установах:

Іванівська сільська рада – 17 од.зб.

Ісайківська сільська рада – 27 од.зб.

Надано 67 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення ддя знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи та інше.

Станом на 01.01.2014 кількість установ - джерел формування НАФ становить 56, з них джерел комплектування архівного відділу -39.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На виконання Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» архівний відділ виконав такі завдання:

- вирішено питання щодо надання архіву штатної одиниці. Розпорядженням голови Богуславської райдержадміністрації від 07.08.2013 № 115-ос на посаду головного спеціаліста архівного відділу призначено Загинайло Зіну Миколаївну. Начальником архівного відділу розроблено посадові інструкції головного спеціаліста архівного відділу і затверджені   керівником апарату Новосвітним О.В.;

- доопрацьовано та прошито списки фондів, що зберігаються в архівному відділі райдержадміністрації;

- ведуться книги:

а) обліку надходжень документів;

б) вхідної документації;

в) вихідної документації;

г) реєстрації запитів громадян, установ, організацій;

д) обліку перевіряння наявності;

е) реєстраційний журнал;

є) реєстрації сторонніх осіб;

- пронумеровано і прошито справи фондів;

- заведено і вносяться зміни до карток фондів;

- оформлено на всі установи списку № 1 – джерела комплектування архівного відділу картки обліку роботи з установами;

- підготовлено матеріали для розміщення на сайті архівного відділу райдержадміністрації;

- проведено паспортизацію архівних підрозділів установ, підприємств і організацій у зоні комплектування архівного відділу.

Пріоритетним напрямком роботи архівного відділу Богуславської райдержадміністрації залишається встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на постійне зберігання до державного архіву, суворе дотримання законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Станом на 01.01.2014 року надійшло та виконано 117 тематичних запитів про надання копій рішень виконкомів сільських та селищних рад на виділення у приватну власність земельних ділянок, про приватизацію об’єктів комунальної власності, про закріплення земельної ділянки за будинковолодіннями та інші. Відповіді на запити надаються на протязі 7-14 календарних днів;

Надійшло та виконано 13 соціально-правових запитів.

По мірі звернень надавались консультації та роз’яснення -74 громадянам

 Начальник архівного відділу                                                    Н.Ф.Линенко