Підсумки роботи архівного відділу                                                                                       Богуславської районної державної адміністрації за 2014 рік

Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ                                                             

1.Забезпечення збереженості документів НАФ.

1.2 Зроблено реставрацію документів з паперовою основою -43 аркуші.

1.3 Оправлення та підшивка документів -24 аркуші.

1.6 Здійснено картонування 203 справ

1.7 Проведено перевіряння наявності фізичного стану справ документів у п’яти  фондах: №16,22,88,94,186. Всього перевірено 2307 од. зб. Складені акти перевірки.

Контроль за температурним режимом здійснюється щотижня, вологе прибирання здійснюється постійно.

2.Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ.

2.3 Продовжено  каталогізацію управлінської документації:

29 справ- 573 карток.

3.Формування національного архівного фонду.

3.1 Прийнято на державне зберігання- 203 од.зб.

3.2.1 Погоджено ЕПК:

Описів на управлінську документацію -203 од.зб.

Описів справ з особового складу -108од.зб

Номенклатур справ -22

Положень про ЕК -5

Положень про архівний підрозділ -5

3.5.1 Проведено п’ять комплексних перевірянь:

Ф-186 Відділ пенсійного фонду у Богуславському районі –105 од.зб.,

Ф-16 Редакція газети «Вісті Богуславщини» -298 од.зб.,

Ф-22 Центральна лікарня – 565 од.зб.

Ф-94 Щербашенська сільська рада -648 од.зб.,

Ф-88 Синицька сільська рада -691 од.зб.

Проведено перевірку роботи архівного підрозділу та ведення діловодства в Управлінні агропромислового розвитку. Надавались консультації працівникам діловодних служб, керівникам з питань розроблення номенклатур, термінів зберігання документів, видачі довідок та інше.

3.5.3.1 Проведено 2 семінари з працівниками діловодних служб: Надано практичну та методичну допомогу в оформленні історичної довідки, описів справ та складання номенклатури справ районному газовому господарству.

4. Використання документів НАФ.

На виконання Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» архівний відділ виконав такі завдання:

- ведуться книги:

а) обліку надходжень документів;

б) вхідної документації;

в) вихідної документації;

г) реєстрації запитів громадян, установ, організацій;

д) обліку перевіряння наявності;

е) реєстраційний журнал;

є) реєстрації сторонніх осіб;

- пронумеровано і прошито справи фондів;

- заведено і вносяться зміни до карток фондів;

- підготовлено матеріали для розміщення на сайті архівного відділу райдержадміністрації;

-підготовлено до  газети  «Вісті Богуславщини» 4 статті:

* «Звільнення міст» (Солдат. RU) - 08.02.2014;

*«Відзначення 200-річчя від дня народження Т.Г. Шевченка Місце Т. Г. Шевченка в українській і світовій культурах» – 20.02.2014;

*«Творча діяльність Олександра Довженка на Київській кінофабриці у 1929 – 1932 рр.» (за документами Державного архіву Київської області) -21.10.2014;

*«Голодомор 1932-1933 років на Київщині мовою документів» -25.11.2014;

     Пріоритетним напрямком роботи архівного відділу Богуславської райдержадміністрації залишається встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на постійне зберігання до державного архіву, суворе дотримання законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

     Завдання, передбачені Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 роки архівних відділів райдержадміністрацій виконано повністю.

1. По мірі звернень громадян проводились консультації та надавались роз’яснення. На особистий прийом звернулось 84 громадяни. Всім була надана необхідна інформація та допомога. Скарг не було.

2.  В архівний відділ за 2014 рік надійшло 75 запитів тематичного характеру, з яких 57 було вирішено позитивно, а 18 із них отримали компетентну відповідь чи рекомендацію,

3. Надійшло 4 запити соціально-правового характеру, 1 запит майновий, 1 –інші. Надано інформацію. Скарг не було.

В архівному відділі працювало 2 користувачі, яким для дослідження було надано 17 справ.

4.Читальний куточок знаходиться в робочому кабінеті за окремим столом.

5. Підготовлені матеріали про архів на офіційний сайт, постійно ведеться оновлення.

6. Використання архівних ресурсів через Інтернет та впровадження документів в електронному вигляді планується на наступний рік.

7. Реєстрація нормативно-правових актів в управлінні юстиції проводиться щомісячно.

8. Судових позовів, пред’явлених архівним відділом до архівного відділу не було.

9. Судових позовів, пред’явлених архівним відділом до юридичних та фізичних осіб не було.

10. Районна та місцева програма розвитку архівної справи не приймалась.

В поточному році власними силами архівного відділу встановлено дерев’яний стелаж -  10 пог.м   На даний час завантаженість архівосховища складає 90%.       

Кошти на посилення охоронної та пожежної безпеки архівного приміщення,  забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій не виділялись. Додаткових заходів щодо посилення пожежної безпеки не проводилось.

   Заходи щодо посилення охоронної безпеки архівного приміщення не проводились.

   Не проводились інженерні мережі та комунікації.

Начальник архівного відділу                                                    Н.Ф.Линенко