Підсумки роботи архівного відділу

 Богуславської райдержадміністрації

за 2015 рік

            1. Адміністративно-управлінська діяльність

1.4. Провели 2 семінари по веденню діловодства в організаціях та установах.

-Брали участь в 3-х семінарах, нарадах, колегіях, які проводила
райдержадміністрація та районна рада.

 2.  Забезпечення схоронності документів

  2.3-5.При поступленні документів на державне зберігання забезпечувалась їх схоронність, постійне вивірення та уточнення облікових документів.

  2.6.Ведеться постійний контроль за протипожежним станом, вимірянням температурно-вологого стану в архівосховищі.

  2.7.Проводяться санітарно-гігієнічні роботи у відділі – щомісячно.

  2.8. Здійснюються  заходи  щодо  охорони  праці,  цивільного  захисту.

3. Державний облік документів

  3.2-4.При надходженні та вибутті документів ведеться постійний облік, вносяться зміни в картотеку та Фондові справи.

  3.5. Вжито  заходів  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  постійне зберігання.

  3.6. Проведено  комплексну  перевірку роботи  трудового  архіву  щодо  стану  зберігання, обліку  та  використання  документів  з  особового  складу   ( ІІ квартал  2015 року) та позапланову перевірку у листопаді 2015 року.

4.Створення та вдосконалення довідкового аппарату

  4.1. Унікальних документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі  районної державної адміністрації не виявлено.

  4.3. Ведетьсяпостійне  оновлення  інформації власної сторінки  веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

  4.5. Відомості  про  місцезнаходження  документів  ліквідованих  підприємств,  установ  і  організацій  розміщено  на  власній сторінці веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

5 .Нормування НАФ, експертиза цінності документів

  5.1.ВедетьсяКонтроль та ведення списків № 1,2,3

  5.2.Надсилалисьписьмові попередження відомчих архівних підрозділів про проведення упорядкування та здавання архівних документів, згідно графіків упорядкування та передачі документів на державне зберігання.

  5.3-4.Проводився прийом документів та перевірка їх фізичного стану.

  5.5. Збільшений  бюджет  часу на розгляд номенклатури справ, інструкцій з діловодства,  положень про архівні підрозділи установ, підприємств та організацій, надання  консультаційно-методичної допомоги  в їх складанні  у  зв’язку  із  затвердженням  нових  нормативних  актів: Переліку  типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів; Типового  положення  про  архівний  підрозділ органу  державної влади, органу місцевого самоврядування,  державного і комунального підприємства,  установи та організації.

  5.6. Розміщення  відомостей  про  місцезнаходження  документів  ліквідованих  підприємств,  установ  і  організацій  на інформаційних стендах архіву,  на  власній сторінці веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

6.Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою відомчихархівів

  6.1.Надання методичної, практичної допомоги у підготовці нормативно-методичних документів із питань організації діловодства та архівної справи.

 6.2.Налагодження роботи з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб.

  6.3.Взяття участі в роботі засідань ЕК відомчих архівів та складання заключень на описи.

 6.4.Проведення паспортизації відомчих архівів.

 6.5.При проведенні комплексних та контрольних перевірок установ, звернути увагу на стан діловодства і архівної справи з інформуванням про результати перевірок (при необхідності) органів державної влади та місцевого самоврядування.

 6.6.Проводились постійні консультації працівників діловодних служб.

 6.8-9.Ведення наглядових справ та карток обліку роботи з відомчими архівами.

  6.10.Постійне надання допомоги підрозділам державних установ в упорядкуванні документів.

  6.11.Надання методичної-консультативної допомоги Трудовому архіву.

7. Науково-інформаційна робота

  7.1-2.Виконання запитів тематичного та соціально-правового характеру і видачу відповідей по інших питаннях.

  7.3.Підготовка статті для публікації в місцевій пресі /до Дня Перемоги/.

  7.4.Видача документів в тимчасове користування, обслуговування дослідників, консультації про склад та зміст документів.

  7.5.Вивчення складу електронних документів, виявлення оригіналів окремих видів документів, що створюються в установах лише в електронній формі, зокрема, кіно-, фото-, фоно-, відео документів, документів з науково-дослідної і дослідно-конструкторської роботи, проектування, вишукування, будівництва і експлуатації, промислового та сільськогосподарського виробництва, земельних ресурсів, охорони навколишнього природного середовища, об’єктів права інтелектуальної власності тощо.

  7.6. Виявлення установ-джерел формування Національного архівного фонду, у яких впроваджено електронний документообіг, що відповідає вимогам Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», та у діяльності яких утворюються електронні документи з електронним цифровим підписом.

  7.7. Взяти участь:

- у навчаннях за професійними програмами та за програмами тематичних короткотермінових семінарів у Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників при Київській облдержадміністрації – не приймали.

- Участь державних службовців у щорічному Всеукраїнському конкурсі «Кращий державний службовець» - не приймали.

- Участь у конкурсі науково-методичних та науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії – не приймали.

- Участь у конкурсі наукових праць імені Василя Веретенникова у галузі архівознавства, археографії і документознавства – не приймали.

Начальник архівного відділу                                                    Н.Ф.Линенко              09 грудня 2015 року 

Звіт

Підсумки роботи архіву за 1-й квартал 2016 року

Робота архівного відділу Богуславської райдержадміністрації у 1-му кварталі 2016 році була спрямована на виконання планових завдань розвитку архівної справи в районі, на організацію роботи по забезпеченню обліку схоронності документів у відділі та відомчих архівах. У своїй роботі відділ керувався Законом України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Основними правилами роботи державних архівів, Указами та Розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами Державного архіву Київської області, розпорядженнями обласної та районної державних адміністрацій.

         Запланований об’єм робіт виконаний  повністю.

1.6. Картонування документів – 252 од. зберігання

1.7. Перевіряння наявності документів – 1331 од. зберігання

2.3. Каталогізація:

- управлінської документації –2 од. зб. Богуславської міської ради -  виготовлено 429 карток.

3.1. Приймання на державне зберігання:

- управлінської документації – 252 од. зберігання:

Ф.76 - Киданівська сільська рада - 45 од.зб.

Ф.82 – Митаївська сільська рада -20 од.зб.

Ф.83 - Москаленківська сільська рада -29 од.зб.

Ф.85 - Розкопанецька сільська рада – 56 од.зб.

Ф.89 - Тептіївська сільська рада -17 од.зб.

Ф.91 – Хохітвянська сільська рада -67 од.зб.

Ф.94 - Щербашенська сільська рада -18 од.зб.

3.2.1. Схвалення ЕК: описів на

- управлінську документацію -86 од. зберігання

3.2.2. Погодження ЕК:

- описів справ з особового складу – 43од. зберігання

- номенклатур справ - 4

- положень про ЕК – 2

- положень про служби діловодства -2

- інструкцій з діловодства -2

3.5.1.Кількість проведених перевірянь підприємств, установ і організацій з

них: комплексних – 2

3.5.3. Заходи з підвищення кваліфікації працівників діловодних,     експертних та архівних  служб установ:

кількість проведених семінарів (курсів) з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб установ, організованих архівною установою- 1

кількість слухачів, які взяли участь у семінарах (курсах) - 25

4.2. Виконання запитів:

Тематичних: 32

-із позитивним результатом - 30

-з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів - 2

Соціально-правового характеру: 4 звернень – 2 з позитивним  результатом, 2- з рекомендацією.

Кількість звернень від громадян, розглянутих на особистому прийомі – 38 і 38 з них з позитивним результатом.

4.3. Підготовка:

-публікацій у пресі: - 1.

Начальник архівного відділу                                                  Н.Ф.Линенко

04.04.2016      

Звіт

Підсумки роботи архіву за 2-й квартал 2016 року

Робота архівного відділу Богуславської райдержадміністрації у 2-му кварталі 2016 році була спрямована на виконання планових завдань розвитку архівної справи в районі, на організацію роботи по забезпеченню обліку схоронності документів у відділі та відомчих архівах. У своїй роботі відділ керувався Законом України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Основними правилами роботи державних архівів, Указами та Розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами Державного архіву Київської області, розпорядженнями обласної та районної державних адміністрацій.

         Запланований об’єм робіт виконаний  повністю.

П.1.6. Закартоновано у зв’язку з прийомом на державне зберігання 136 од.зб із запланованих 120.

П.1.7. Проведено перевіряння наявності документів 2 фонди – 3590 од.зб.

П.2.3. Проведено каталогізацію управлінської документації фонду «Богуславська міська рада» - 10 од.зб., 534 картки.

П.3.1. Прийнято на державне зберігання 136 од.зб. управлінської документації із запланованих 241 од.зб.                 

П.3.2.1 Схвалено ЕПК описи на управлінську документацію в кількості 363 од.зб. із запланованих 305 од.зб.

П.3.2.2. Погоджено ЕПК:

- описів з особового складу 67 од.зб. із запланованих 106 од.зб.

П.3.5.1. Проведено  2 комплексних перевірянь установ.

П 4.2. Виконано:

- 21 тематичний запит із запланованих 150

- 14 соціально-правового характеру із запланованих 20

- 36 звернень громадян із запланованих 170

П.4.3. Підготовлено:

- 1 виставка документів

- 1 публікація в газеті «Вечірній Богуслав»

Внесено відповідні зміни в книгу обліку надходжень документів та в карточки фондів - 9 записів. Поповнено справи фондів та наглядові справи  фондів.

Начальник архівного відділу                                                  Н.Ф.Линенко

04.07.2016