ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до плану розвитку архівної справи в архівному відділі

 Богуславської райдержадміністрації

на 2015 рік

            1. Адміністративно-управлінська діяльність

1.1-2. Складання річного плану роботи відділу та своєчасне звітування перед ДАКО про виконання планових завдань.

1.3.       Брати участь у виконанні Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки.

1.4. Брати участь в семінарах, нарадах, колегіях, які проводитиме
райдержадміністрація та інші адміністративні органи.

1.5. Підвищення рівня кваліфікації

1.6. Ведення діловодства в відділі

1.7. Проведення  архівних  виставок  до  визначних  дат  району, міста    тощо.

 2.  Забезпечення схоронності документів

  2.1. Здійснювати Виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах».

2.2. Вжити заходів щодо посилення охоронної та пожежної безпеки архівних приміщень,  забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій.

  2.3-5.При поступленні документів на державне зберігання забезпечити їх схоронність, постійне вивірення та уточнення облікових документів.

  2.6.Постійний контроль за протипожежним станом, виміри температурно вологого стану в архівосховищі.

  2.7.Проведення санітарно-гігієнічних робіт в відділі.

  2.8. Здійснення  заходів  щодо  охорони  праці,  цивільного  захисту.

3. Державний облік документів

  3.1.Вжити заходів щодо посилення охоронної безпеки архівних приміщень, забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій.

  3.2-4.При надходженні та вибутті документів вести постійний облік, внесення змін в картотеку та Фондові справи.

  3.5. Посилення  контролю  за  станом  архівної  справи  та  діловодства  на  підприємствах,  в  установах  і  організаціях (планування  комплексних,  тематичних, контрольних  перевірок  в  установах  списку  № 1).

Вжиття  заходів  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  постійне зберігання;  вивірення  та  уточнення  облікових  даних.

  3.6. Проведення  комплексних  перевірок роботи  трудових  архівів  щодо  стану  зберігання, обліку  та  використання  документів  з  особового  складу   ( І квартал  2015 року).

  3.7. Переведення  в  електронний  формат  каталожних  карток.

  3.8. Переведення  в  електронний  формат  описів  справ (Excel).

  3.9.Проведення роботи щодо виявлення документів особового походження і фотодокументів,  їх  передавання  до  ДАКО  для  здійснення  експертизи цінності та описування.

  3.10. Проведення паспортизації архівних підрозділів установ, підприємств і організацій у зоні комплектування архівних відділів.

  3.11. Складання  «Відомостей  про  зміни  у  складі  та  обсязі  фондів  станом  на  01.01.2015»  та   їх   подання  до  Державного  архіву  Київської  області  до  01.03.2015 року.

  3.12. Складання  карток  фондів,  що  зберігаються  в  архівних  відділах райдержадміністрацій,  міських  рад,  та  їх  подання  до  Державного  архіву  Київської  області.  

4.Створення та вдосконалення довідкового апарату

  4.1.Організувати виявлення унікальних документів НАФ, що зберігаються в архівних відділах (секторах) районних державних адміністрацій, міських рад, та подання анотованих переліків унікальних документів НАФ на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області з врахуванням вимог, викладених в листі Укрдержархіву від 05.07.2012 № 01.3/2167 «Про складання анотованого переліку унікальних документів Національного архівного фонду.

  4.2. Організувати виявлення унікальних документів НАФ, що зберігаються у музеях і бібліотеках, та подання анотованих переліків унікальних документів НАФ музеїв і  бібліотек на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області. 

  4.3. Постійне  оновлення  інформації власних сторінок  веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

  4.4. Організувати облік справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ, що знаходяться в розшуку, складання списків цих справ та подання їх до Державного архіву Київської області.

  4.5. Розміщення  відомостей  про  місцезнаходження  документів  ліквідованих  підприємств,  установ  і  організацій  на інформаційних стендах архіву,  на  на власній сторінці веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

  4.6. Співпрацю з засобами масової інформації з метою популяризації архівних документів.

5 .Нормування НАФ, експертиза цінності документів

  5.1.Контроль та ведення списків № 1,2,3

  5.2.Письмові попередження відомчих архівів про проведення упорядкування та здавання архівних документів, згідно графіків упорядкування та передачі документів на державне зберігання.

  5.3-4.Прийом документів та перевірка їх фізичного стану

  5.5. Збільшення  бюджету  часу на розгляд номенклатур справ, інструкцій з діловодства,  положень про архівні підрозділи установ, підприємств та організацій, надання  консультаційно-методичної допомоги  в їх складанні  у  зв’язку  із  затвердженням  нових  нормативних  актів: Переліку  типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів; Типового  положення  про  архівний  підрозділ органу  державної влади, органу місцевого самоврядування,  державного і комунального підприємства,  установи та організації.

  5.6. Розміщення  відомостей  про  місцезнаходження  документів  ліквідованих  підприємств,  установ  і  організацій  на інформаційних стендах архіву,  на  на власній сторінці веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

  5.7. Здійснення  заходів  щодо  охорони  праці,  цивільного  захисту.

6.Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою відомчихархівів

  6.1.Надання методичної, практичної допомоги у підготовці нормативно-методичних документів із питань організації діловодства та архівної справи.

 6.2.Налагодження роботи з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб.

  6.3.Взяття участі в роботі засідань ЕК відомчих архівів та складання заключень на описи

 6.4.Проведення паспортизації відомчих архівів

 6.5.При проведенні комплексних та контрольних перевірок установ, звернути увагу на стан діловодства і архівної справи з інформуванням про результати перевірок (при необхідності) органів державної влади та місцевого самоврядування

 6.6.Постійні консультації працівників діловодних служб

  6.7.Взяття участі в підготовці і проведенні нарад чи семінарів з питань діловодства

  6.8-9.Ведення наглядових справ та карток обліку роботи з відомчими архівами

  6.10.Постійне надання допомоги підрозділам державних установ в упорядкуванні документів

  6.11.Надання методичної-консультативної допомоги Трудовому архіву

7. Науково-інформаційна робота

  7.1-2.Виконання запитів тематичного та соціально-правового характеру і видачу відповідей по інших питаннях

  7.3.Підготовка статті для публікації в місцевій пресі /до Дня Перемоги/

  7.4.Видача документів в тимчасове користування, обслуговування дослідників, консультації про склад та зміст документів

  7.5.Вивчення складу електронних документів, виявлення оригіналів окремих видів документів, що створюються в установах лише в електронній формі, зокрема, кіно-, фото-, фоно-, відео документів, документів з науково-дослідної і дослідно-конструкторської роботи, проектування, вишукування, будівництва і експлуатації, промислового та сільськогосподарського виробництва, земельних ресурсів, охорони навколишнього природного середовища, об’єктів права інтелектуальної власності тощо.

  7.6. Виявлення установ-джерел формування Національного архівного фонду, у яких впроваджено електронний документообіг, що відповідає вимогам Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», та у діяльності яких утворюються електронні документи з електронним цифровим підписом.

  7.7. Взяти участь:

. у навчаннях за професійними програмами та за програмами тематичних короткотермінових семінарів у Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників при Київській облдержадміністрації.

- Участь державних службовців у щорічному Всеукраїнському конкурсі «Кращий державний службовець».

- Участь у конкурсі науково-методичних та науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії.

- Участь у конкурсі наукових праць імені Василя Веретенникова у галузі архівознавства, археографії і документознавства.

      Начальник архівного відділу                                                   Н.Ф.Линенко