ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до плану розвитку архівної справи на 2019 рік

архівного відділу Богуславської районної державної адміністрації

1. У 2019 році планується виконання завдань і заходів, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2009-2019 роки.

     За результатами проведення експертизи цінності документів в установах-фондоутворювачах планується:

П.1.1.2 Дрібний ремонт 30 аркушів документів архівного фонду «Богуславська міська рада»

П.1.1.3. Оправити і підшити 30 од.зб.

П.1.1.6. Провести картонування 500 од.зб.,

П.1.1.7. Для посилення  контролю  за  станом  архівної  справи  та  діловодства  на  підприємствах,  в  установах  і  організаціях, планується провести 6  комплексних перевірок  в  установах – джерелах формування Національного архівного фонду.

3296 од.зб.:

- фонд № 1 –  Богуславська районна рада, Богуславського району Київської області – 1074 од.зб.;

- фонд № 22 – Богуславська центральна районна лікарня, Богуславського району Київської області – 679 до.зб.;

- фонд № 93 – Шупиківська сільська рада, Богуславського району Київської області – 732 од.зб.;

- фонд № 168 – Михайлівська сільська рада, Богуславського району Київської області – 427 од.зб.;

- фонд № 183 – Богуславська районна державна адміністрація Київської області –   277 од.зб.;

- фонд № 188 – Управління державної казначейської служби України у Богуславському районі Київської області – 107 од.зб.;

П.2.2.2.провести удосконалення та перероблення описів управлінської документації – 5 од.зб.

П.2.2.3.продовжити каталогізацію управлінської документації фонду «Богуславська міська рада» -5 справ, 300 карток.

П.3.1.прийняти на державне зберігання 500 одиниць зберігання управлінської документації

-Приймання та науково-технічне опрацювання виборчої документації з виборів Президента України та народних депутатів України.

П.3.2.1.подати на схвалення ЕПК описів на 200 одиниць зберігання управлінської документації;

-Подати на схвалення ЕПК 20 описів на зберігання виборчої документації з виборів Президента України та народних депутатів України.

П.3.4.1. подати на схвалення ЕПК описи на 50 одиниць зберігання справ з особового складу;

- 30 номенклатур справ;

- 10 інструкцій з діловодства;

- 10 положень про служби діловодства;

- 10 положень про ЕК;

- 10 положень про архівні підрозділи.

П.3.5.1. провести 6 комплексних перевірянь підприємств, установ і організацій:

фонд № 1; фонд №22; фонд №93; фонд №168; фонд №183; фонд №188.

П.3.5.3.1. провести 4 семінари з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб установ, організованих архівною установою.

П.4.2.виконати 150 тематичних та 20 соціально-правових запитів, розглянути 100 звернень громадян.

П.4.3.планується підготувати 5 фотодокументальних виставок:

до 100-річчя проголошення Акта Злуки Української Народної Республіки і Західноукраїнської Народної Республіки; 205-ї річниці від дня народження Т.Г. Шевченка; 140-річчя від дня народження С.В. Петлюри; 200-річчя від дня народження П.О. Куліша; 75-ї річниці вигнання нацистських окупантів із України; 100-річчя Першого Зимового походу армії УНР.

- 4 статті в районну газету «Вісті Богуславщини».

2. Вживатимуться заходи для виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах».

3. Вживатимуться заходи для виявлення унікальних документів НАФ, що зберігаються у музеях і бібліотеках, та подання анотованих переліків унікальних документів НАФ музеїв і  бібліотек на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області.

4. Продовжуватиметься організація  обліку  справ, невиявлених в процесі  перевіряння  наявності  і  стану  справ, що  знаходяться  в  розшуку,  складання    списків  цих справ  та  подання  їх  до  Державного  архіву  Київської  області.

5. Вживатимуться заходи  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  постійне зберігання;  вивіряння  та  уточнення  облікових  даних.

6. Планується збільшення бюджету часу для надання консультаційно-методичної допомоги установам-джерелам формування НАФ у зв’язку із затвердженням новихнормативних актів.

7. Будуть проведені наради (семінари) з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства та архівних підрозділів щодо впровадження нових нормативно-правових актів.

8.  Плануєтьсяпостійне  оновлення інформації власних веб-сайтів.

     Продовжуватиметься ведення  картотеки  обліку  місцезнаходження  документів  ліквідованих  та  реорганізованих  підприємств,  установ  і  організацій,  документи  з  особового  складу  яких  перебувають  на  зберіганні  в  державних  архівних  установах,  архівних  відділах  міських  рад,  трудових  архівах,  у  правонаступників  (із  зазначенням  інформації  про  склад  архівних  документів,  їх  кількість,  крайніх  дат,  пошукових  даних,  місця  зберігання) та оприлюднення цієї інформації на власних веб-сайтах.

     Продовжуватиметься розміщення відомостей  про  місцезнаходження  документів  ліквідованих  підприємств,  установ  і  організацій  на інформаційних стендах архіву,  на  власному веб-сайті.

     Планується розпочати роботу щодо переведення  в  електронний  формат  каталожних  карток та переведення  в  електронний  формат  описів  справ (Excel).

     Проводитиметься робота щодо паспортизації архівних підрозділів установ, підприємств і організацій у зоні комплектування архівних відділів (секторів).

9. Плануєтьсянадання методичної допомоги об’єднаним територіальним громадам з питань архівної справи.

Надаватиметься методична та практична допомога у веденні діловодства та архівної справи  комунальній установі «Богуславський трудовий архів» та підприємствам, установам та організаціям району.

Надаватиметься методична допомога об’єднаним територіальним громадам з питань архівної справи.

10. Планується здійснення заходів щодо легалізації програмного забезпечення, що використовується в архівній установі або переходу на програмне забезпечення з відкритим кодом.

11. Планується впровадження технологій резервного копіювання інформації з серверів та сховищ даних.

12. Планується впровадження Заходів щодо захисту інформації в інформаційних та інформаційно- телекомунікаційних системах.

     Всі роботи архівного відділу проводимуться згідно нових Правил роботи архівних установ та методичних рекомендацій, надісланих вищими органами влади та Державним архівом Київської області.

Начальник архівного відділу                                        Линенко Н.Ф.

14.11.2018